V některých situacích není snadné ze strany uživatele identifikovat příčinu problému. Abychom mohli identifikaci příčiny nastalého problému provést, potřebujeme veškeré informace o nastalé situaci, abychom mohli problém zreplikovat. Jakmile se nám povede problém zreplikovat, tak jsme schopni jej řešit.
Příklad správného hlášení problému z linek:
Linka 15, varianta 35, v konfiguraci tras vyberu objednatele "naše město", ale tlačítko "Nastavit" je nedostupné.
Příklad správného hlášení z grafikonu oběhů:
Projekt 123, oběh 12345, mám v grafikonu zobrazený jen tento oběh + volné spoje, v režimu tvorby oběhu vyberu tento oběh, pak spoj č. 35 linky 13 (začátek v 17:15 ze stanice Fugnerova) a systém je spojí a nevytvoří odstavení podle pravidla, ale přejezd a čekání.
Příklad správného hlášení z problematiky personální:
Zaměstnanec 12, úvazek 2, byl dd.mm.yyyy na směně 12345, přiřadil jsem mu v kalendáři úvazku dovolenou od dd.mm.yyyy do dd.mm.yyyy. V exportu "pracovní výkaz" za tu směnu 12345 ve dni dd.mm.yyyy se mu ale nezobrazí hodnota 8 ve sloupci dovolená a nesedí tak ani celkový součet.
Zároveň je vhodné zdržet hlášení o nadbytečné informace, které replikaci problému znesnadňují a znesnadňují i porozumnění problému jako takovému či jsou pro danou situaci zcela irelevantní. Jako zcela nevhodné a zavádějící lze označit informace jako "na papíře jsem si napsal" nebo "v řidičových poznámkách je něco jiného než v SW" nebo dokonce "venku zrovna prší, je tma a to více je mi z nastalé situace úzko".
Všechny tyto problémy mohou mít příčinu v SW, ale i ve špatném uživatelském nastavení nebo v tom, že uživatel na něco ve svém postupu zapomněl. Proto je dobré se zdržet i jakýchokoli emocionálních projevů, za které by se jejich autor posléze musel stydět. Stejně tak hlášení typu "máte tam bordel" nepřispívají ani identifikaci problému a zároveň se jedná o v daný moment nepodložené obvinění druhé strany.
Stručně, věcně, jednoznačně. Nic víc, nic míň.